Reduzir a carga de trabalho de back-office até 30% com IA e automação inteligente

Desafio

Um grande grupo automóvel pretendia identificar onde a Inteligência Artificial e a automação poderiam gerar ganhos de eficiência mensuráveis nas suas operações de back-office.

A empresa contava com centenas de colaboradores distribuídos por equipas administrativas, financeiras e operacionais. O diagnóstico mapeou dezenas de processos, abrangendo aproximadamente 90% da atividade operacional total.

A análise dos processos revelou que o esforço operacional estava fortemente concentrado em atividades repetitivas e intensivas em informação. A integração e o processamento de dados, a validação e o controlo de qualidade e a gestão de fluxos de trabalho representavam mais de 85% do esforço total.

Este contexto criou uma oportunidade clara para automatizar o processamento e a validação de dados, melhorar os fluxos de trabalho e introduzir IA em atividades que exigem análise e apoio à decisão. A questão central consistia em determinar onde estas tecnologias poderiam gerar o maior impacto no negócio, mantendo simultaneamente a viabilidade de implementação.

Solução

A LTPlabs realizou um diagnóstico estruturado junto das várias equipas, relacionando os principais desafios operacionais com oportunidades de melhoria através de IA, automação, dados e plataformas.

A avaliação resultou em 13 casos de uso prioritários, avaliados de acordo com o impacto esperado no negócio e a complexidade de implementação. Estas iniciativas abrangeram operações suportadas por IA, incluindo a extração automática de dados a partir de plataformas core e a validação automática de documentos extensos, bem como iniciativas de capacitação em dados e IA.

Vários casos de uso prioritários ilustram a forma como o modelo operacional poderia evoluir:

1. Validação de garantias assistida por IA

O assistente de garantias proposto integra-se nos ambientes existentes e utiliza três agentes especializados para validar a elegibilidade, a documentação e os aspetos técnicos.

Os agentes analisam a informação relativa às garantias com base na documentação dos processos das marcas, históricos de manutenção, registos de garantias e informação proveniente da plataforma existente de gestão do processo de garantias.

A solução foi concebida para gerar pontuações de conformidade, identificar correções necessárias, sugerir ações corretivas em função da criticidade e produzir relatórios detalhados. Os casos críticos continuam sujeitos a validação humana.

2. Processamento inteligente de pagamentos

A plataforma inteligente de pagamentos introduz controlos automatizados nas operações financeiras, incluindo validação de IBAN, verificação de dados obrigatórios, alertas de inconsistências, fluxos de aprovação configuráveis, priorização automática de pedidos críticos e monitorização operacional em tempo real.

Inclui também integrações que permitem consultar faturas pendentes e movimentos contabilísticos. Uma plataforma comum foi concebida para suportar as operações em toda a organização.

3. Arquitetura reutilizável de IA e automação

O roadmap define ainda uma arquitetura híbrida e reutilizável de automação, combinando automação via browser e IA Generativa.

Uma camada tecnológica comum assegura a conectividade com sistemas internos e portais externos das marcas, a gestão centralizada de autenticação e sessões, bem como mecanismos partilhados de registo e monitorização.

Esta arquitetura estabelece a base para desenvolver casos de uso adicionais sem necessidade de reconstruir a infraestrutura tecnológica subjacente para cada processo.

O principal objetivo desta aplicação é disponibilizar um agente multimarca para o setor automóvel, concebido para extrair informação de múltiplos portais, estruturar e consolidar os dados recolhidos e disponibilizá-los aos fluxos operacionais, incluindo chamadas de saída planeadas e emails personalizados para clientes.

Resultados

A avaliação identificou um potencial significativo para redesenhar o modelo operacional de back-office do grupo automóvel.

Considerando o conjunto das iniciativas prioritárias, o impacto estimado corresponde a uma redução de 20% a 30% da capacidade atualmente necessária para as operações.

No limite superior da oportunidade identificada, o impacto potencial corresponde a aproximadamente 1,6 milhões de euros.